بنام خدا

در عصر حاضر و با تمامی پیشرفت‌های علم و فناوری همچنان منابع انسانی هر سازمان ارزشمندترین سرمایه سازمانی هر بنگاه اقتصادی و کسب‌وکار می‌باشند. توجه شایسته و قانونمند به این سرمایه سازمانی باعث رشد و تعالی سازمان شده و عدم توجه کافی به شرایط به‌کارگیری افراد و قوانین حاکم بر روابط کار قطعاً باعث استهلاک سرمایه سازمان و ایجاد فرسایش روحی و روانی در سازمان خواهد شد.

در این مقاله قصد دارم نکاتی کوتاه اما کلیدی از شرایط به کار گماردن افراد، روابط حاکم بر کار و قوانین و مقررات مربوطه را عنوان نموده تا بلکه بخشی از اختلافات کار که به‌راحتی و با رعایت نکات قانونی قابل‌حل و فصل است را شاهد نباشیم.

⦁ ابتدا ببینیم فرد موردنظر را چگونه انتخاب و استخدام نماییم؟

⦁ فرد شایسته شغل موردنظر سازمان چه خصوصیاتی دارد؟

⦁ روش مصاحبه و شایسته گزینی چیست؟

در اصول و فرآیند استخدام روش‌های متفاوت و علمی وجود دارد که هرکدام در نوع خود مزایا و معایبی دارند ولی آنچه بیشترین تأثیر و کارآمدی را در بحث استخدام دارد « مصاحبه شایستگی محور» است.

مصاحبه استخدامی شایستگی محور چه نوع مصاحبه‌ای است؟

طبق پژوهش‌های انجام‌شده توسط مدارس کسب‌وکار معروف برای پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای شغل موردنظر، تکنیک موسوم به مصاحبه شایستگی محور بسیار مؤثرتر از مصاحبه ساختار نیافته است.

منظور از این نوع مصاحبه که به «مصاحبه مبتنی بر توانایی» یا مصاحبه رفتار محور معروف است، مصاحبه با متقاضیان بر اساس معیارهایی به نام شایستگی شغلی است.

مصاحبه شایستگی محور به شکل عمقی انجام می‌شود و آن‌قدر در مورد یک موضوع، تجربه، رفتار و عملکرد سؤال پرسیده می‌شود که مصاحبه‌کنندگان احساس کنند که اطلاعات لازم را در مورد عملکرد فرد در موقعیت‌های خاص به دست آورده‌اند.

پایه مصاحبه شایستگی محور شناخت شایستگی‌های شغلی در سازمان است.

منظور از شایستگی مجموعه مهارت‌ها، صفات، قابلیت‌ها و رفتارهایی است که عملکرد کارآمد و مؤثر و بالاتر از حد متوسط شاغلان در هر یک از مشاغل‌را موجب می‌شود مثل حل مسئله، کار تیمی، رهبری، ارتباط با دیگران، تأثیر بر دیگران، خدمت به مشتری و… بنابراین پیش از طراحی مصاحبه شایستگی محور، نخستین گام این است که شایستگی‌های مربوط به هر یک از مشاغل را استخراج کرده و در خصوص مفهوم هر یک از آن‌ها با کلیه مدیران سازمان به توافق برسیم.

بعدازآن نوبت به طراحی سؤالاتی می‌رسد که قادر به سنجش شایستگی‌های تعیین‌شده برای مشاغل موردنظر باشد. کلید طرح پرسش‌های رفتاری مؤثر این است که پرسش‌هایتان به زمان گذشته مطرح شوند و پاسخ‌هایی به زمان گذشته را ایجاب کنند شایستگی شغلی مجموعه‌ای از مهارت‌ها، صفات مشخصه، قابلیت‌ها و رفتارهایی است که عملکرد کارآمد و مؤثر شاغل در یک شغل خاص را موجب می‌شوند.

این‌ها همان توانمندی‌هایی هستند که عملاً موفقیت شاغل در شغل موردنظر را تضمین می‌کنند. برای انجام صحیح یک مصاحبه شغلی شایستگی محور تکنیک‌های مختلفی وجود دارد که بارزترین آن موسوم به تکنیک STAR است.

در این تکنیک 4 عامل:

Situation (فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟)

Task (در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه‌ای داشته است؟)

Action (چه کرده است؟)

Results (چه نتایجی به بار آمده است؟)

مورد سؤال، تحلیل و بررسی قرار خواهد گرفت.

شناسایی شایستگی‌های موردنیاز هر شغل و مشخص کردن خصوصیات و حدود آن‌ها به مصاحبه‌کننده این امکان را می‌دهد تا پرسش‌های مناسبی را برای پیدا کردن بهترین شخص برای شغل موردنظر طراحی کند.

برای اینکه بتوانید مصاحبه شایسته محور را عملیاتی کنید و نتیجه مطلوبی بگیرید باید بدانید دنبال چه می‌گردید؟

باید ایده‌ی روشن و مشخصی درباره مفهوم متقاضی خوب در ذهن خود داشته باشید؟!

ابتدا باید ایده روشن و مشخصی درباره مفهوم متقاضی خوب در ذهن داشته باشیم:

متقاضی استخدام خوب چه کسی است؟! مصاحبه‌کننده‌هایی که آموزش ندیده‌اند، متقاضیان شغل را بر پایه‌ی اینکه آیا با مدل «خوب» تطابق دارند یا خیر موردبررسی قرار می‌دهند.

مسئله‌ای که در این نوع قضاوت پیش می‌آید این است که نمی‌دانیم آیا مدل‌های ذهنی مورداستفاده مصاحبه‌کننده درست هستند یا خیر؟ یا اینکه آیا در آن سازمان مفهوم مشترکی از این موضوع وجود دارد یا خیر؟

برای اینکه معیارهای مشخصی داشته باشیم سازمان شما به دو سند اصلی نیاز دارد:

1- شناسنامه شغل (job profile): مجموعه وظایف و مسئولیت‌های اصلی، شرایط احراز و شرح مواجهات یک شغل است.

2- مشخصات شاغل (personal profile): شایستگی‌ها و ویژگی‌های متقاضی استخدام را نشان می‌دهد. آیا سازمان شما سند شناسنامه شغل را برای مشاغل خود تهیه‌کرده و می‌داند در جستجوی چه کارکنانی با چه ویژگی‌ها و شایستگی‌هایی است؟

آیا این سند «به‌روزرسانی» شده یا نیاز دارد به‌روز شود؟

توجه کنید که تهیه یک شناسنامه شغل و مشخصات شاغل به شما این امکان را می‌دهد تا به‌وسیله‌ی آن‌ها بتوانید شایستگی‌های لازم برای مؤثر کردن مصاحبه خود را شناسایی کنید.

برای مثال طرح پرسش‌هایی درباره کار تیمی از یک متقاضی شغل فروش که قرار است کل وقت خود را صرف ملاقات با مشتریان کند و هیچ ارتباطی با همکاران خود ندارد نامناسب است.

بدیهی است داشتن شناسنامه شغل مناسب به شما کمک می‌کند تا:

۱- پرسش‌های مرتبط با شغل موردنظر را مطرح کنید.

۲- بیشتر پرسش‌های شما بر تجربه گذشته متقاضی متمرکز باشند.

۳- هماهنگ و باثبات عمل کنید.